Документооборот школы: что хранить и куда сдавать документы?

Ведомости и приказы по ученикам никуда не сдаются, они остаются у вас и нужны на случай проверки, жалобы или претензии ученика. Вести их можно и на бумаге, и в электронном виде, главное, чтобы выбранный способ был записан в локальном акте и соблюдался.

Куда сдавать и кому показывать

Для дополнительного образования это внутренний учёт, и отчётности по ведомостям нет. Исключение составляют сведения о выданных документах по дополнительному профессиональному образованию и профессиональному обучению, их вносят во ФИС ФРДО, и это отдельная обязанность.

Документы достают в нескольких случаях. Приходит проверка и просит показать документооборот. На школу поступает жалоба, и тогда сначала запрашивают документы по конкретному ученику, а при серьёзной жалобе смотрят уже внутренние процессы. Или ученик предъявляет претензию. Если вы работаете по оферте, подтверждать, что человек принял её условия, придётся вам, вплоть до суда, поэтому выгрузку отметок о согласии с платформы стоит сохранять.

Как долго хранить

Здесь нужна осторожность. Единого срока хранения ведомостей и приказов по обучающимся для ИП и небольших школ дополнительного образования я в законе не нашла. Росархив утвердил перечень типовых архивных документов со сроками хранения (приказ от 20 декабря 2019 года № 236), и многие организации на него ориентируются, но подтвердить по нему конкретные сроки для документов слушателей курсов у меня не получилось. Поэтому на консультациях мы говорим так: сроки вы вправе определить сами и записать в документе о ведении документооборота, например в номенклатуре дел. Какие именно сроки закрепить, лучше обсудить с юристом под ваш вид образования.

Отдельно живут налоговые документы, в том числе по оплатам: данные учёта и документы для исчисления налогов хранят не менее четырёх лет (статья 23 Налогового кодекса).

На бумаге или в электронном виде

Закон не заставляет всё печатать. Что остаётся на бумаге, например договоры, а что ведётся в электронном виде, решаете вы и фиксируете локальным актом. Когда проверяющий спросит, почему не на бумаге, вы покажете этот акт.

У электронного хранения свои условия: пароли, ограничение доступа и российские серверы, потому что при сборе персональных данных граждан России базы данных должны находиться на территории страны (часть 5 статьи 18 закона о персональных данных). Бумажные документы тоже держат так, чтобы к ним не мог подойти любой желающий.

Подпись электронной подписью

Документ, подписанный квалифицированной электронной подписью, приравнивается к бумажному с собственноручной подписью (часть 1 статьи 6 закона об электронной подписи). Простая электронная подпись приравнивается только там, где это предусмотрено законом или соглашением сторон (часть 2 той же статьи). Отсюда рабочее правило: либо документ подписан электронной подписью и бумажного дубликата нет, либо вы подписываете от руки, сканируете, а оригинал хранится у вас.

Есть и практическая тонкость. На документе с электронной подписью виден реальный день подписания, и приказ от первого числа, подписанный через две недели, выглядит как приказ задним числом. Подписывать лучше в день документа.

Частые вопросы

Нужно ли подписывать все документы электронной подписью?

Решаете вы. Если подписываете от руки, храните оригиналы, если электронной подписью, храните файлы с подписью.

Можно ли хранить документы в облаке?

Если там персональные данные клиентов, облако должно быть российским.

Все эти ведомости куда должны сдаваться? Отправлять?

Нет, для дополнительного образования это внутренний учёт, документы хранятся у школы, а во ФИС ФРДО вносят только сведения о выданных документах по ДПО и профессиональному обучению.

Нужно ли всё распечатывать?

Нет, если в локальном акте записано, что документы по обучающимся ведутся в электронном виде и защищены паролями.

Если хотите закрепить срок хранения и способ подписи под вашу школу, запишитесь на бесплатный разбор: посмотрим, как у вас устроен документооборот сейчас.

Нужна ли вам лицензия?

Ответьте на 4 вопроса, и мы бесплатно разберём вашу ситуацию.

← Все статьи