Можно ли отдать ведение документооборота школы на аутсорс?

Да, документооборот школы можно передать специалисту: подготовку приказов, ведомостей, справок и обновление сайта. Ответственность при этом остаётся у школы, исполнитель готовит документы, а подписывает их и принимает решения руководитель.

Что можно поручить исполнителю

Работу с документами можно отделить от самих занятий. Исполнитель готовит проекты приказов, ведёт ведомости и реестры, составляет справки для налогового вычета, следит за сроками и вносит правки на сайт. Сайт нужно обновлять в течение 10 рабочих дней со дня изменения сведений (часть 3 статьи 29 закона об образовании), и когда рядом есть человек, который держит срок в голове, он не теряется.

Исполнитель же объяснит, куда сдавать ведомости. Чаще всего такие документы остаются в школе и показываются при проверке, в лицензирующий орган их регулярно не отправляют.

Что остаётся за руководителем

По статье 28 закона об образовании образовательная организация отвечает за реализацию программ в полном объёме, за качество подготовки и за соблюдение прав обучающихся, а КоАП предусматривает ответственность организации и должностных лиц. Индивидуальный предприниматель отвечает за свою деятельность лично. Переложить эту ответственность на исполнителя договором нельзя, как нельзя передать и решения: кого зачислять, какие цены утверждать, какие программы вести и что подписывать.

Отдельная тема, персональные данные учеников. Если исполнитель видит анкеты, договоры и паспортные данные, школа остаётся оператором, а исполнитель обрабатывает данные по её поручению. Закон о персональных данных (часть 3 статьи 6) требует оформить поручение договором, где определены действия с данными, цели обработки и требования к их защите, а перед учеником за действия исполнителя отвечает школа (часть 5 той же статьи). Данные граждан России нужно хранить на серверах в России, и об этом лучше спросить исполнителя прямо до начала работы.

Как выбирать исполнителя

Начните с вопроса, какие документы он готовит для вашего вида лицензии. Дополнительное образование, профессиональное обучение и ДПО, очное и заочное обучение требуют разных шаблонов, и один набор на всех не подходит. Попросите показать готовый комплект по одному ученику и выясните, кто объяснит вам смысл каждого документа, ведь подписываете их вы. Уточните, кто следит за изменениями правил, например за приказом Рособрнадзора № 1493 в редакции приказа № 920, который действует с 1 сентября 2026 года. И посмотрите в договоре, как устроена связь с исполнителем и что происходит, если лицензирующий орган присылает замечание по сайту.

Сроки поддержки и лимит вопросов к исполнителю лучше фиксировать письменно, устная договорённость потом легко забывается.

Как это устроено в ГрандЛицензии

Тем, кто не хочет вести документы сам, ГрандЛицензия предлагает ведение документооборота. Что именно входит в услугу, зависит от выбранного пакета.

Во что это обходится

К расходам школы обычно относятся траты на поддержание сайта (хостинг или Тильда) и платформу (Геткурс и подобные), а также на ассистента, который ведёт документооборот, или на передачу документооборота на аутсорс, в том числе в ГрандЛицензию.

Что сделать сейчас

Выпишите документы, которыми вы занимались за последний месяц, и отметьте те, что отнимают больше всего времени. Передавать разумно сначала их. Если хотите понять, что подойдёт вашей школе, запишитесь на бесплатный разбор.

Частые вопросы

Кто отвечает за документы, если их ведёт исполнитель?

Школа, потому что ответственность за образовательную деятельность по закону несёт организация или предприниматель, а исполнитель отвечает перед ней по договору.

Можно ли дать исполнителю доступ к данным учеников?

Да, но через договор поручения обработки персональных данных, и хранение должно быть на российских серверах.

Что нужно подписывать самому?

Приказы и решения руководителя остаются за его подписью, а готовит их исполнитель.

Нужно ли отправлять ведомости в лицензирующий орган?

Чаще всего нет, они хранятся в школе и показываются при проверке.

Нужна ли вам лицензия?

Ответьте на 4 вопроса, и мы бесплатно разберём вашу ситуацию.

← Все статьи