Согласие на обработку персональных данных: от кого собирать и нужен ли ИНН родителя?

Согласие на обработку персональных данных школа получает от каждого, чьи данные собирает, а за ребёнка его подписывает родитель. ИНН родителя относится к персональным данным, но второе согласие на него обычно не нужно: достаточно, чтобы в первом были прямо названы эти данные и цель. ИП, который собирает данные клиентов, считается оператором и до начала обработки уведомляет Роскомнадзор.

Со всех ли собирать согласие

Закон требует, чтобы согласие было конкретным, предметным, информированным, сознательным и однозначным, и оформлялось отдельно от других документов, которые подписывает человек (статья 9 закона о персональных данных). Поэтому согласие не прячут в текст договора и не заменяют галочкой на платформе без сохранённой записи о ней.

Для самого исполнения договора согласие формально нужно не всегда: обработка допускается, если она необходима для исполнения договора, стороной которого является человек (статья 6 того же закона). Но в школе данные уходят дальше. Они попадают на образовательную платформу, в чаты, в справки для налоговой, в сведения о выданных документах. Поэтому заявление на обучение и согласие лучше собирать до начала занятий у всех без исключения. Эти два документа показывают, на каком основании вы учите конкретного человека, и проверяющие просят их в числе первых.

Если учеников много и подписывать на бумаге неудобно, можно сделать первым шагом на платформе форму с заявлением и согласием: без неё доступ к урокам не открывается. Формы собирают на российских сервисах, потому что для хранения персональных данных граждан России базы должны находиться на территории страны (часть 5 статьи 18).

Дети и родители

Если ученик ребёнок, согласие подписывает родитель как законный представитель. В нём указывают данные и ребёнка, и самого родителя, ведь родитель тоже ваш контрагент: вы знаете его фамилию, телефон, иногда паспортные данные или ИНН.

ИНН родителя это персональные данные

Да. Персональными данными считается любая информация, которая прямо или косвенно относится к определённому человеку (статья 3 закона о персональных данных), и ИНН под это попадает. Отдельное согласие за родителя обычно не нужно: в согласии указаны данные и родителя, и ребёнка, поэтому оно распространяется сразу на обоих. Есть одно условие: в тексте согласия ИНН и цель, например оформление справки для налогового вычета, лучше назвать прямо. Если такого пункта нет, его стоит добавить до следующего набора.

Зарегистрирован ли ИП в Роскомнадзоре

Оператор обязан уведомить Роскомнадзор о намерении обрабатывать персональные данные до начала обработки (часть 1 статьи 22). Исключения из этого правила есть, но они узкие, и школе на них лучше не рассчитывать, особенно если базу учеников вы ведёте в таблице или на платформе. Поэтому школа с базой учеников почти всегда должна числиться в реестре операторов.

Уведомление подаётся онлайн через сайт Роскомнадзора. Проверить, есть ли вы в реестре, можно там же по названию или ИНН. Если записи нет, уведомление подают. Если вы учили людей до лицензии, данные вы уже собирали, и вопрос стоит так же. Подавать нужно, как только заметили.

Частые вопросы

Нужно ли согласие, если человек просто купил курс?

Школа всё равно получает его данные для обучения и справок, поэтому согласие лучше получить до начала занятий.

Можно ли собирать согласия через Google Forms?

Для хранения данных граждан России базы должны быть на территории страны, поэтому используют российские формы.

Нужно ли родителю подписывать отдельное согласие на свои данные?

Обычно нет, если в одном согласии перечислены данные и ребёнка, и родителя, а также цели их обработки.

Когда нужно подавать уведомление в Роскомнадзор?

До начала обработки. Если обработка уже идёт, подавать нужно сразу.

Если не уверены, что согласия, политика и уведомление у вас в порядке, запишитесь на бесплатный разбор: проверим документы и скажем, что поправить до проверки.

Нужна ли вам лицензия?

Ответьте на 4 вопроса, и мы бесплатно разберём вашу ситуацию.

← Все статьи